A gyakorlat témája: Táblázatkezelési alapismeretek - helyiségkimutatás.

A gyakorlat folyamán megismerkedünk a Microsoft Office irodai programcsomag Excel 97 táblázatkezelő alkalmazásával. A mérnöki munka során gyakran van szükség táblázatosan megjeleníteni adatokat, azokkal műveleteket végezni, ezek eredményeit grafikusan bemutatni, esetenként bizonyos problémákra optimális megoldást keresni. Egyéb más feladatok mellett a fent felsorolt feladatok végzésére a legalkalmasabb eszköz egy táblázatkezelő rendszer lehet. Az egyik legelterjedtebb program ebben a kategóriában az Excel táblázatkezelő rendszer.

A gyakorlatra minden hallgató hozza magával 2 db HD-s formatált floppy lemezét

Az Excel program ablakfelépítése is (mint általában a Windows alatt futó programoké) a már megismert elemekből áll: változtatható méretű, és elhelyezésű ablak – a méretváltoztatást lehetővé tevő kerettel, a mozgatást lehetővé tevő fejléccel és azon a programnévvel, a minimalizáló, maximalizáló ill. bezáró gombokkal, ezenkívül legördülő menük, függőleges, vízszintes gördítősávok, eszközsorok és a munkaterület, ami az Excel számolótáblákkal való munkavégzést teszi lehetővé.

Az Excel munkaterülete az alábbi elemekből áll:

A cellákba szövegeket, számokat, vagyis konstansokat ill. képleteket lehet beírni, ahol a képletekben előforduló változók valamely cellára, (vagy cellablokkokra) való hivatkozások lehetnek. Cellára való hivatkozás lehet pl.: D3, $D3, D$3, vagy $D$3 alakú, mind a négyféle jelölés azt jelenti, hogy a D nevű oszlop 3. sorában levő értékre hivatkozunk. Ha pl. a B1 cellába azt írjuk, hogy “=4*D3”, akkor a B1 cellában a mindenkori D3 cella értékének a 4-szerese jelenik meg, feltéve hogy a D3 cellában számértékként értelmezhető beáiráas van. A táblázatkezelő program a fenti példában a B1 cellában lévő D3 alakú hivatkozást relatív hivatkozásként értelmezi, vagyis a B1 cellától a D3 cella viszonylagos sor-és oszloptávolságát tárolja. Ez lehetővé teszi, hogy a B1 cella tartalmának más cellákba való lemásolása után azokban a cellákban ne a D3 értéke szerepeljen, hanem mindegyik cellában a tőle ugyanolyan sor- és oszloptávolságra lévő cella értéke. (Ha tehát a B1 cella tartalmát lemásoljuk az egyel alábbi B2 és a jobb oldali C1 cellákba, akkor B2-ben: “=4*D4”, míg C1-ben: “=4*E3” képlet fog szerepelni). A táblázatkezelő rendszereknek ez a tulajdonsága teszi lehetővé azok hatékony használatát táblázatos adatok kezelésénél, mint azt az alább ismertett egyszerű helyiségkimutatás gyakorlat bemutatja.

Nem mindíg felel azonban meg céljainknak a relatív hivatkozás. Ha egy cella lemásolása után azt szeretnénk, hogy a másolás a hivatkozott cella során, vagy oszlopán, esetleg egyiken se változtasson, akkor a rögzíteni kívánt sorszám, és/vagy oszlopnév elé “$” jelet kell tenni. Az íly módon jelölt hivatkozások részben relatív hivatkozások (pl. D$3, $D3), vagy abszolút hivatkozások (pl. $D$3).

Bizonyos műveletek igénylik, hogy ne csak egy cellára, hanem összefüggő cellablokkra hivatkozzunk (pl. egy számoszlop összegére, vagy átlagára vagyunk kiváncsiak). Ezt a cellablokk bal felső és jobb alsó cellájának megadásával tehetjük meg közéjük “:” jelet téve. (pl. E3:G7) A cellablokk határoknál is használható a relatív, részben relatív vagy abszolút hivatkozás.

Celláknak, cellablokkoknak nevet is adhatunk (ill. később törölhetjük, átnevezhetjük, vagy más cellákhoz rendelhetjük a megadott nevet) az Insert / Name / Define menüben.

A névadást egyszerűbben is megtehetjük, ha az aktív cella kijelzése sávba kattintunk és oda beírjuk az aktív cellának (vagy kijelölt cellablokknak) szánt nevet. A cellákba írt képletekben ezután használhatjuk az általunk adott neveket is, és ezek a hivatkozások talán jobban hasonlítanak a megszokott változónév használathoz. Tudni kell azonban, hogy miután ezek a nevek mindíg a hozzájuk rendelt cellákra (cellablokkokra) vonatkoznak, így ezek többnyire abszolút hivatkozások.

A beadandó feladat: A gyakorlaton készítsünk egy nyaraló helyiségeiről táblázatos kimutatást, amely tartalmazza a helyiségek neveit, geometriai adatait, nyílásainak összméretét, alapterületét, megvilágítását, és vakolt felületeinek területét. Az alábbi alaprajzról leolvashatók a szükséges méretek:

Az Excel program elindítása után mentsük azt el VezKer_helyiség néven a C:\TEMP könyvtárba. (A VezKer természetesen mindenkinek a saját vezeték- és keresztneve első három-három betűjéből képzett mozaikszó!)

Az A1 cellába írjuk be: A hallgató neve: mellé a B1 cellába pedig a nevünket. Alá az A2 cellába azt hogy Dátum: utána a B2 cellát egyenlőre hagyjuk üresen. Itt is használhatjuk a Word szövegszerkesztőnél megismert karakterformázási lehetőségeket, alakítsuk pl. félkövér betűkké az eddig leírt cellák tartalmát. Jelöljük ki a módosítani kívánt cellákat (Ctrl+egérkattintással több, nem összefüggő cellát is ki lehet jelölni), majd kattintsunk a B (bold – félkövér) ikonra. Azt tapasztaljuk, hogy a hallgató neve: szöveg nem fér el a cellában, a végét letakarja a B1 cellába beírt név. Ezt az A és B oszlopnév határoló vonalára vitt egérrel, majd az mellékelt ábra szerint megváltozott egérkurzor megjelenésekor módosíthatjuk: lenyomott bal egérgombbal megnövelhetjük az A oszlop szélességét a kívánt méretre.

Ezután írjuk be az A3 cellától kezdődően az I4 celláig a táblázatunk fejlécét az alábbi ábra szerint, ezeket is félkövér betűtípussal emeljük ki, majd az A5 cellától lefelé az A10 celláig írjuk be az alaprajz szerinti helyiségek neveit, és X ill. Y irányú méreteit:

Az utolsó adatcsoport, amit még be kell vinnünk, a nyílászárók területe. Ugyancsak az alaprajzi ábráról olvashatjuk le és írhatjuk be helyiségenként külön a belső és külön a külső nyílásterületeket a táblázatunk D5 – től E10 celláiba. A nappaliban pl. 2 db. 90x2,40 méretű belső nyílás, 1 db. 75x2,10 méretű, és 2 db. 90x2,10 méretű belső ajtó, míg 2 db. 1.10x2.30 méretű ablak és 1 db. 90x2,30 méretű külső ajtó van. Így a D5 cellába a “=2*0.9*2.4+0.75*2.1+2*0.9*2.1” képletet írjuk, (mint az az alábbi ábra parancsbeviteli sorában is látható) az E5 cellába pedig a “=2*1.1*2.3+0.9*2.3” képletet. A képletek bevitele után a cellákban már a kiszámolt érték jelenik meg. Hasonlóan adjuk meg a többi helyiség nyílásainak a méretét is.

Miután az alaprajzi adatokat bevittük, a táblázat többi adatát már a meglévőek alapján számítani tudjuk. A nappali területe, amely az F5 cellába kerül, az X és Y méretek szorzata lesz, amely értékek a B5 és a C5 cellákban találhatók. Tehát az F5 cellába a “=B5*C5” képletet írjuk be. Ennek bevitele után a cellában megjelenő érték a kiszámított eredmény lesz, vagyis 16,7796. Amennyiben az F5 cellát lemásoljuk az F6, F7, ... F10 cellákba, akkor a korábban ismertetett relatív hivatkozás miatt azokba rendre “=B6*C6”, “=B7*C7”, ... “=B10*C10” kerül, vagyis a megjelenő eredmények helyesen a többi helyiség alapterületét adják meg.

Az F5 cellára állva, annak lemásolását többféle módon is megtehetjük. A többi programból már ismerjük az Edit / Copy - Edit / Paste menüpárt, mely a vágólap (Clipboard) igénybevételével végzi el a másolást. A Paste végrehajtása előtt jelöljük ki az F6:F10 cellablokkot, hogy egy műveletben másolja be a képleteket a kívánt cellákba.

Ugyanezt valamivel gyorsabban is elvégezhetjük az Edit legördülő menü kihagyásával, ha az F5 cellán állva a jobb oldali egérgombbal kattintunk, aminek következtében megjelenik egy ún. pop-up menü a leggyakrabban használt menük listájával. Ebben megtalálható mind a Copy, mind a Paste.

Van egy még hatékonyabb módja a másolásnak, az ún. auto-fill funkció, amelyhez a másolni kívánt cella jobb alsó sarkára kell az egérkurzorral állni, és a fekete kereszt alakúvá váló kurzorral a bal oldali egérgombot lenyomva tartva a kívánt celláig húzni azt. A húzás irányába kijelölődnek a szomszédos cellák, amelyekbe az egérgomb felemelése után bekerül a kiinduló cella tartalma.

Az előbbiek alapján a G5 cellába a nappali helyiség kerületét kiszámító “=2*(B5+C5)” képlet, a H5 cellába pedig a bevilágítási arányt megadó “=E5/F5”, (külső nyílások területe/alapterület) képlete kerül. A vakolt felületek kiszámításához szükséges a helyiségek magassága is. Ehhez nem adtunk a helyiségekhez tartozó “belmagasság” oszlopot, mivel ennél a feladatnál azonosan 2.50 m belmagasságúak a helyiségek. Írjuk ezt az értéket be az I3 cellába. Miután ez az érték így nem szerepel minden helyiség sorában, ezért ügyelni kell arra, hogy abszolút hivatkozással hivatkozzunk rá, ezáltal másoláskor ne változzon az I3 cella sora, ill. oszlopa.

Hasonlóan az előzőekhez beírhatnánk az I5 cellába a nappali helyiség vakolt felületeinek területét a “=F5+G5*$I$3-D5-E5” képlettel (alapterület+kerület  belmagasság-belső nyílások-külső nyílások), de itt mutatjuk be a már fentebb ismertett nevek használatát.

Az I3 cellának “belmagasság” nevet adva az előbbi képletben a “$I$3” helyett használható ez a név, mint változó.

Azonban bizonyos feltételek mellett nem csak abszolút hivatkozású celláknak adható név. Ha egy teljes oszlopot/sort kijelölünk (ezt a megfelelő oszlop nevére vagy sor számára kattintva tehetjük meg) annak is adhatunk nevet. Ekkor, ha egyértelműen az adott oszlop/sor csak egy cellájára hivatkozunk (vagyis nem ún, blokkműveletet kívánunk végrehajtani, mint pl összegzés, átlagszámítás, stb. - ld. később), akkor az adott cellára is hivatkozhatunk a cella oszlopának/ sorának nevével. Adjunk a B, C, D, E, F és G oszlopoknak rendre “x”, “y”, “belső_nyílások”, “külső_nyílások”, “alapterület” és “kerület” neveket.

Ekkor az I5 cellába a fent írt “=F5+G5*$I$3-D5-E5” képlet helyett írhatjuk azt is, hogy “=alapterület+kerület*belmagasság-belső_nyílások-külső_nyílások”, ami ugyan hosszabb, mint ha cella hivatkozásokkal tennénk ugyanezt, viszont jóval érthetőbb, olvashatóbb a képlet tartalma, ami fontos szempont, ha mások, vagy később akár mi magunk megnézni, módosítani szeretnénk táblázatunkat. Hasonlóképpen átírhatjuk a már elkészített terület, kerület és bevilágítás oszlopok 5 sorában a cellahivatkozásokat a megadott változónevekre. Ezután az F5:I5 cellablokot kijelölve, és a jobb alsó sarkánál fogva lehúzva a 10 sorig (auto-fill), lemásolhatjuk a tartalmukat, megkapva az összes helyiségre a kívánt adatokat.

Természetesen nem csak dátumok, hanem számértékeket tartalmazó cellák megjelenési formátuma is hasonlóan állítható be. Jelöljük ki a helyiségek X, Y méreteit és a kerületét tartalmazó cellákat (a  Ctrl   billentyűt lenyomva tartva több nem összefüggő cellablokk is kijelölhető), ezután a Format Cells párbeszédablak, Number fül, Custom kategória Type mezőjébe íjuk be: “0.00\ \m”, majd ugyanígy a belső nyílások, külső nyílások, a terület és a vakolat celláihoz a “0.00\ \m2” formátumot rendeljük hozzá. Itt a 0.00 a kiírandó tizedesjegyek számát jelenti, az \ \m ill. a \ \m2 helyközzel a szám után irandó szöveget jelenti. A bevilágítási értékekre százalékos formában van szükségünk, ezért azokat is állísuk be egy tizedes pontossággal: Jelöljük ki a cellákat és a Format Cells párbeszédablak, Number fül, Percentage kategórián belül állítsuk be a kívánt tizedesértéket.

Az A11 cellába írjuk be: Összesen:, a G11 cellába, hogy Átlag:, majd a D11, E11, F11 és I11 cellákba számíttassuk ki a SUM (összegző) függvény segítségével a felettük lévő cellablokkok összegét, a H11 cellában pedig az AVERAGE (álag) függvénnyel az átlagos bevilágítást. Az átlag függvény a korábban leírt módon használható, az összegző függvény azonban külön   S   ikonban is megtalálható az eszköz-sorban, mivel arra gyakan van szükség táblázatok készítése során.

Hogy a logikai függvények használata is szerepeljen a gyakorlatban, írjuk be a H1 cellába, hogy határidő:, és az I1 cellába pedig a gyakorlat beadási határidejét 99/12/20 alakban. Nevezzük el az I1 cellát “határidő”-nek, és a a B2 cellát, amelybe korábban a NOW függvénnyel az aktuális dátumot írtuk be, “mai_nap”-nak. A C2 cellában - attól függően, hogy a “mai_nap” nevű cella tartalma nagyobb-e vagy sem a “határidő” nevű cella tartalmánál - jelenjen meg vagy az hogy “máris késő!”, vagy az hogy “jó lesz sietni!”. Feltételtől függő cella tartalom megjelenítésére az IF logikai függvény ad lehetőséget. Szintaktikája: IF(fetétel,képlet igaz feltétel esetén,képlet hamis feltétel esetén). A feltétel egy logikai állítás kell legyen, pl. $B$2>$I$1. Feladatunk esetén a C2 cellába a következő képlet kell beírjuk: “=IF(mai_nap>határidő,"máris késô!","jó lesz sietni!")”. Miután az aktuális dátum még nem nagyobb a “határidő” nevű cellába beírt dátumnál, ezért a "jó lesz sietni!". szöveg jelenik meg. Próbáljunk meg a “határidő” nevű cellába az aktuális dátumnál korábbi időpontot beírni, pl. 99/10/10-et, ekkor a "máris késô!" szöveg fog megjelenni a C2 cellában.

Amikor nagyjából elkészültünk egy táblázattal, azt izlésünk szerint csinosíthatjuk, jobban használhatóbbá tehetjük néhány további formázási utasítással. Pl. jobban is néz ki, és jobban is olvasható, ha a B3, D3 és F3 cellákba írt szövegek a velük szomszédos cellákkal összevont terület közepére kerülnek. Ezt a Format Cells párbeszédablak, Aligment fül, Horizontal mezőjében a Center Across Selection kiválasztásával érhetjük el. További formázási lehetőség a táblázat celláinak bekeretezése. A Format Cells párbeszédablak, Border fül kiválasztása után számos vonaltípus, vonalvastagság közül választva megadhatjuk, hogy a kijelölt cellablokk határoló és közbenső cellát hogyan kívánjuk keretezni. Ugyanezen párbeszédablak Patterns fülére kattintva pedig a kijelölt cellák mintázatát, színét adhatjuk meg úgy, ahogy azt a hangsúlyozni kívánt részek vagy izlésünk igényli.

A cellákba írt szövegek, adatok színét is megváltoztathatjuk a Format Cells párbeszédablak Font fül, Color mezője, vagy az eszközsor Font Color ikonja segítségével.

A helyiségkimutatás gyakorlat egy lehetséges végeredményét mutatja az alábbi ábra:

Kimentés után lépjünk ki az Excelből majd másoljuk át az elkészült táblázatot a floppy lemezünkre, végül - ha úgy ítéljük meg, hogy beadható állapotban van, akkor - a szerver gép megfelelő könyvtárába is.