1. Töltse le a munkamappába a szövegfájlt (Jobb klikk a linkre, majd Cél mentése más néven...)
2. Fájl/Megnyitás (File/Open) (A megnyitás ablakban csak akkor jelennek meg a txt, csv, prn típusú fájlok, ha a fájltípust Szövegfájlokra állítjuk.)
3. A szövegben az adatok tabulátorokkal tagoltak, ezért a Szövegbeolvasó Varázsló 1. lépésében válassza a Tagolt (Delimited) szöveget, a 2. lépésben pedig határoló jelként (Delimiters) adja meg a tabulátort.
4. pontosvesszovel_tagolt_helyiseglista.txt: Tagolt (Delimited) szöveg, határoló jel: pontosvessző
   szokozzel_tagolt_formazott_helyiseglista.txt: Fix széles (Fixed width) szöveg, a 2. lépésben az oszlopszélességeket kell megadni

Hibakeresés: Figyeljen arra, hogy ha a táblázatot szöveges (.txt) formátumban menti el, a képletek, formázások stb. elvesznek, ha tehát ezeket szeretné megőrizni, mentésnél az Microsoft Office Excel munkafüzet (.xls) formátumot válassza.

1. Minden oszlopcsoportnak van egy összesítő oszlopa, ez legyen az oszlopoktól balra: Adatok/Tagolás és Részletek/Beállítások (Data/Group and Outline/Settings), és az Összesítő oszlopok a részletektől jobbra (Summary columns to right of detail) kapcsolót kapcsolja ki.
2. Jelölje ki az egy csoportba tartozó oszlopokat, kivéve a csoport első oszlopát (ez lesz az "összesítő oszlop") (pl. a Helyiségkategória neve oszloptól a Tűzszakasz oszlopig, vagy a Kerület oszloptól az Álmennyezet magassága oszlopig) és válassza az Adatok/Tagolás és Részletek/Csoportba foglalás (Data/Groups and Outline/Group) parancsot.
3. Hasonlóan foglalja csoportba a többi oszlopot is (Burkolat típusa - Falburkolat típusa, Ajtók összfelülete-Ablakok összefelülete).

Megjegyzés: csoportok között mindenképpen szükséges egy elválasztó oszlop, a közvetlenül egymás mellett létrehozott csoportokat az Excel összeolvasztja egy csoportba. Az elválasztó oszlop ne legyen egy új, üres oszlop, mert akkor a rendezés és egyéb műveletek szempontjából a lista szétesik külön listákra.

1. Az első üres oszlopba írja be a mezőnevet, majd az alatta lévő cellába a Kerület x Álmennyezet magassága - Ajtók összfelülete - Ablakok összfelülete képlettel számolja ki a burkolandó falfelületet.
2. Kattintson duplán az új képletet tartalmazó cella jobb alsó sarkára, és "automatikusan töltse ki" a többi cellát is.

1. Az első üres oszlopba írja be a mezőnevet (Térfogat), majd az alatta lévő cellában a Terület x MIN(Belmagasság; Álmennyezet magassága) képlettel számolja ki a térfogatot.
2. Kattintson duplán az új képletet tartalmazó cella jobb alsó sarkára, és "automatikusan töltse ki" a többi cellát is.

• Jelölje ki az elnevezendő cellatartományt vagy oszlopot, majd Képletek/Névkezelő (Formulas/Name Manager), és adja meg a nevét, vagy
• jelölje ki az elnevezendő oszlopot, majd kattintson a Név mezőbe (a felső ikonsor alatt, a szerkesztőléctől balra), és adja meg a nevet, majd Enter.

Lásd még: Cella elnevezése munkafüzetben
Hibakeresés: A Képletek/Névkezelő menüpont alatt lehet törölni az esetlegesen rosszul megadott cellaneveket.
Hibakeresés: Ha olyan nevet használ egy képletben, amit még nem definiált, a cellában a #NÉV (#NAME) hibajelzés jelenik meg.

Hibakeresés: Vigyázat! Ha több cella (pl. egy teljes oszlop) van kijelölve, akkor csak a kijelölést rendezi, így az adatok összekeveredhetnek. Vagy jelölje ki a teljes táblázatot (ezt érdemes elnevezni), vagy ne jelöljön ki semmit, az aktív cella legyen a lista tetszőleges cellája. Az utóbbi esetben az Excel az első teljesen üres sorig és oszlopig ismeri fel a táblázatot, tehát ne legyen a listában üres oszlop, még minimális szélességű, vagy elrejtett se.

A gyorsrendezés ikonok az aktív cella oszlopa szerint rendeznek és az előbbiek szerint ismerik fel a lista méreteit. Ha bármelyik oszlopnak üres a fejléce (nincs mezőnév), akkor a fejlécsort is adatsornak tekinti, és belerendezi a listába! Ezért minden oszlopnak legyen – egymástól különböző – fejléce.

A helyiségek szintje csak az ID oszlopból olvasható ki (Típus/Szint-Ajtó), de nem ez szerepel az elején, ezért eszerint nem lehet sorrendezni. Az ID-t fel kell darabolni három oszlopba, hogy rendezni lehessen. Hogyan?

Az Adatok lapon a Rendezés és Szűrés részen kapcsolja be a Szűrőt. Ekkor a fejlécsorban megjelennek a szűrő gombjai. A Helyiség kategória neve oszlopban kattintson a szűrőgombra, törölje az összes kijelölését, majd jelölje ki az OKTATÓTERMEK sort.

Ekkor azokat a helyiségeket, amelyek nem oktatási termek, elrejti. A megmaradó sorok száma kék színű lesz, és a Helyiség kategória neve oszlopban a szűrőgombon egy tölcsér jelenik meg, jelezve, hogy itt aktív a szűrés.

A Terület oszlopot kijelölve a jobb alsó sarokban, az Állapotsorban látszik a kijelölt cellák száma és az értékek összege. Az Állapotsoron jobb-klikkelve állítható, hogy milyen információkat jelenítsen meg itt a program.

A szűrés megszüntetéséhez az aktív szűrőgombot lenyitva válassza a Szűrő törlését.

Az előbbi szűrés beállítása után válassza a Terület oszlopban a Számszűrők közül a Nagyobb, mint lehetőséget, és a megjelenő ablakban adja meg a 100 m²-t.

Egy tetszőleges oszlop kijelölése után az Állapotsorban olvassa le a cellák számát.

A szintenkénti rendezésnél már szétválasztottuk az ID mezőt, így egy új munkalapon 0–7-ig felsorolva a számokat a SZUMHA/SUMIF függvénnyel meghatározható a Terület oszlop összegzésével az egyes szintek nettó területe.

Előszőr elő kell állítani a burkolattípusok ismétlődésmentes listáját.

Ezt az Adatok/Ismétlődések eltávolítása paranccsal tehetjük meg. Mivel a parancs az eredeti adatok helyén hozza létre az ismétlődésmentes listát, előszőr másolja át a Burkolat típusa oszlopot egy új munkalapra, és ezután indítsa a parancsot a kijelölés megtartásával.

Ezután a SZUMHA/SUMIF függvény segítségével összegezhető az egyes burkolatfajtákhoz tartozó Terület: =SZUMHA(Burkolat típusa;burkolatfajta;Terület)

Új munkalapon hozza létre a kategóriák listáját a Helyiség kategória kód oszlopot átmásolva és az ismétlődéseket eltávolítva. Ezután a DARABTELI/COUNTIF függvény segítségével meghatározható az egyes kategóriákhoz tartozó helyiségek száma.

A Helyiséglista egy új oszlopában meg kell jeleníteni a lábazatot.

Ehhez másolja előszőr a lábazatok táblázatát egy új munkalapra, a helyiséglista táblázat melletti első üres oszlop fejléce legyen Lábazat, és az FKERES(...;HAMIS)/VLOOKUP(...;FALSE) függvénnyel keresse meg minden helyiségnél a burkolattípusnak megfelelő lábazatot.

Ezután a lábazatok táblázata mellett, egy új oszlopban meghatározható a kerületek összege a SZUMHA/SUMIF függvénnyel.

A nem megfelelő helyiségeket feltételes formázással vagy szűréssel lehet kiemelni. Bármelyiket is választjuk, kell egy oszlop, amelyben látszik a bevilágítási arány, vagy az, hogy a helyiség nem alkalmas huzamosabb emberi tartózkodásra (pl. raktár, szerverszoba, irattár, mosdó, etc.).

A huzamosabb emberi tartózkodásra alkalmasságot talán a Helyiség neve alapján lehet eldönteni, az egyes Helyiség kategóriák és Speciális kategóriák láthatóan tartalmaznak mindkét féle helyiséget, tehát ezek alapján nehezebb lenne dönteni. Ezért a Helyiség neveket kell átmásolni egy új lapra, és az ismétlődések eltávolítása után minden Helyiség név mellé lehet írni, hogy alkalmas, vagy nem alkalmas.

Mielőtt a bevilágítási arány kiszámolnánk minden helyiségre, a helyiség nevét megkeressük az előbbi táblázatban (FKERES(...;HAMIS)/VLOOKUP(...;FALSE)), és csak akkor számolunk bevilágítási arányt, ha alkalmas, különben kiírjuk, hogy pl. N/A (Nem alkalmas). Ehhez a HA/IF függvény használható: =HA(FKERES(...;HAMIS)="Alkalmas";Ablakfelület/Terület;"N/A")

Másik lehetőség, hogy csak az alkalmas helyiségneveket írjuk le egy listába. Ekkor az FKERES függvény helyett használhatjuk a HOL.VAN(...;0)/MATCH(...;0) függvényt, amely ugyanúgy működik, de a megtalált elem táblázatbeli pozícióját (indexét) adja eredményül. Ha a helyiség nem alkalmas, akkor a HOL.VAN/MATCH függvény hibaüzenetet ad (hasonlóan az FKERES függvényhez), amelyet a HIBÁS/ISERROR függvénnyel vizsgálhatunk meg: =HA(HIBÁS(HOL.VAN(...;HAMIS));Ablakfelület/Terület;"N/A")

Létre kell hozni a segédtáblázatot, amelyből a térfogatok alapján meg lehet határozni a fűtési rendszert. Ennek a táblázatnak az első oszlopában a térfogat lépcsők vannak (0, 15, 764/30, 1146/30, 1911/30, 100 és 500), második oszlopában pedig a hozzájuk tartozó fűtési rendszerek (nincs, 600x400, 600x600, 600x1000, 600x1600, egyedi fűtés, légfűtés). A táblázat alapján FKERES(...;IGAZ)/VLOOKUP(...;TRUE) függvénnyel minden helyiséghez meghatározható a fűtési rendszer.

A segédtáblázat új oszlopában a DARABTELI/COUNTIF függvénnyel meghatározható az egyes fűtési rendszerek szükséges darabszáma.

Előszőr elő kell állítani a Helyiség kategória kódok és nevek ismétlődésmentes listáját.

Ezt az Adatok/Ismétlődések eltávolítása paranccsal tehetjük meg. Mivel a parancs az eredeti adatok helyén hozza létre az ismétlődésmentes listát, előszőr másolja át a Helyiség kategória kód és a Helyiség kategória neve oszlopokat egy új munkalapra, és ezután indítsa a parancsot a kijelölés megtartásával.

A kész segédtábla rendezése után látszik, hogy hibás adatok (elgépelés) miatt egyes sorok többször szerepelnek. Javítsa ki a segédtáblában az elgépeléseket.

A segédtábla adatait felhasználva az eredeti adattábla "Helyiség kategória neve" oszlopának adatait cserélje le egy képletre, ami a segédtábla alapján határozza meg a kategória nevet. Ez az FKERES() / VLOOKUP() függvénnyel tehető meg. Előszőr egy új, szomszédos oszlopban hozza létre a segédtábla alapján generált "Helyiség kategória neve" oszlopot.

Az elgépelések miatt egyes helyiségeknél nem fog megjelenni helyesen a kategória név. Szűrje le ezeket a sorokat úgy, hogy egy új oszlopban összehasonlítja a Kategória név számított és eredeti értékét, pl.: =(D1=E1) és javítsa ki a hibás kategória kódokat.

Másolja át a mellékelt táblázatot az Excel munkafüzet egy új lapjára.

Az INDEX(Segédtábla;Sor;Oszlop) függvény a megadott tartomány (segédtábla) adott sorából és oszlopából kivett értéket adja vissza, pl.:

A sor és oszlopszámhoz az aktuális helyiség Burkolat típusát és Falburkolat típusát kell megkeresni a Lábazat táblázat fejléc oszlopában és sorában. Az FKERES/VLOOKUP és VKERES/HLOOKUP függvények viszont most nem használhatók, mert a megtalált értéket adják vissza, nem a keresési listában lévő pozíciót. Helyettük a HOL.VAN/MATCH függvényt kell használni: MATCH(Keresési érték;Lista;Típus), itt a lista lehet függőleges, vagy vízszintes vektor is. Ez a függvény a Keresési érték listában elfoglalt pozícióját adja eredményül, ha a Típus 0, akkor pontos egyezés kell, ha 1, akkor közbenső értékeket is megtalál (mint az FKERES hamis vagy igaz értéke). Így a 2 dimenziós táblában való keresés az alábbi módon nézhet ki:
INDEX(Lábazatok táblája;MATCH(Burkolat típusa;Padlóburkolatok;0);MATCH(Falburkolat típusa;Falburkolatok;0))
vagy a fenti táblázatban:
INDEX(Lábazat!$A$3:$U$19;MATCH(L2;Lábazat!$A$3:$A$19;0);MATCH(M2;Lábazat!$A$3:$U$3;0))

Lásd még: Kereső függvények

A Részösszegek parancs használata előtt az adattáblát rendezni kell a kiválasztott csoportosítási szempont szerint. Emiatt egy táblázatot csak egyszerre csak egy szempont szerint lehet összesíteni, ha az adatokra szükség van később is, akkor másolatot kell készíteni az összegzett adatokról.

1. Az aktív cella legyen a táblázat tetszőleges cellája (vagy jelölje a teljes táblázatot: ha elnevezte, akkor a név mezőt legördítve csak ki kell választani a nevet).
2. Indítsa el az Adatok/Részösszegek (Data/Subtotals) parancsot.
3. Állítsa be az alábbiakat:

   

4. A részletösszegek megjelenítéséhez válassza a sorok csoportjaiból a kettes szintet:

   

Lásd még: A Részösszegek (Subtotals) parancs

1. Ehhez előszőr törölni kell a korábbi részösszegeket: Adatok/Részösszegek (Data/Subtotals) és Az összes eltávolítása (Remove All) gomb.
2. Rendezze a táblázatot a Falburkolat-típus oszlop szerint, és kapcsolja be újra a Részösszegeket. Most a csoportosítás alapja a falburkolat típusa, az összegfüggvénnyel és az összegzendő oszlop a korábban létrehozott burkolandó falfelület területe.

Lásd még: A Részösszegek (Subtotals) parancs

Az Adatok/összesítés parancs egy külön táblázatban képes a Részösszeg parancshoz hasonló összesítéseket létrehozni. A csoportosítási szempont csak a táblázat első oszlopa lehet, amely szerint rendezve kell legyen a táblázat. Az összesítő táblázat az aktív cellától jobbra és lefelé jön létre.

1. A táblázat első oszlopa a szint, és eszerint van rendezve a táblázat, így egy üres részen lévő cella aktiválása után indíthatjuk az összesítés parancsot.
2. Összesítő függvény az Összeg, Hivatkozás az A:P oszlopok, a feliratokat vegye a felső sorból és a bal oszlopból, és ne legyen csatolva a forrásadatokhoz.
3. A kijelölt cellától jobbra és lefelé létrejön az összesítő táblázat, amely az össze numerikus mezőt összesíti szintenként.
4. A teljes nettó alapterületet a SZUM() függvénnyel kaphatjuk meg.

A falburkolat-típusonkénti burkolandó felület számításához előre kell venni a Falburkolat típusa oszlopot, és eszerint kell rendezni a táblázatot.

Tipp: az oszlop átmozgatásához jelölje ki a teljes oszlopot, majd a kijelölés peremét megfogva a Shift gomb nyomvatartása mellett vonszolja az oszlopot az új helyére.

1. Az előbbi módon használja a Részletösszegek parancsot. A csoportosítás alapja a Szint oszlop, így előszőr aszerint kell rendezni.
2. Az átlagszámításnál az összegző függvény az átlag (Average), az összegzendő oszlop a terület.
3. A helyiségek száma esetében az összegző függvény a darab (Count), az összegzendő oszlop a helyiség kódja (ID).

Lásd még: A Részösszegek (Subtotals) parancs

A Kimutatás az Összesítéshez hasonlóan egy 2D táblázatot hoz létre, így egyszerre két – egymástól független – szempont szerint lehet összesíteni, ráadásul nem szükséges előre rendezni a táblázatot.

1. Az aktív cella legyen a táblázat tetszőleges cellája (vagy jelölje a teljes táblázatot: ha elnevezte, akkor a név mezőt legördítve csak ki kell választani a nevet).
2. Indítsa el az Adatok/Kimutatás vagy kimutatásdiagram (Data/PivotTable and PivotChart Report) varázslót.
3. A kimutatás forrása legyen Excel lista (Excel list), típusa kimutatás (PivotTable), Tovább (Next)
4. A táblázattartományt jól felismeri, ha a varázsló indítása előtt belekattintottunk. Ha mégsem, itt megadható a táblázat a fejlécsorral együtt. Tovább (Next)
5. Helyezzük el a kimutatást egy új munkalapon (New worksheet). Befejezés (Finish)
6. Az Excel egy új munkalapon létrehoz egy kimutatásvázat, amibe bele kell húzni a mezőneveket a Kimutatás mezőlistából. Húzzuk be a
   • Szint mezőt a Sor mezők (Row fields) helyére,
   • Helyiség kategória kód mezőt az Oszlop mezők (Column fields) helyére,
   • Terület mezőt az Adat mezők (Data Items) helyére.
   Ekkor a jobb szélen a szintenkénti, alul pedig a kategóriánkénti összes területet láthatjuk.

Lásd még: Kimutatás- és kimutatásdiagram-jelentések

1. Létrehozhat új kimutatást, vagy törölheti a meglévő kimutatás mezőit is (a mezőnevet tartalmazó fejléceket vonszolja a táblázaton kívülre).
2. Az üres kimutatásvázba húzza bele a
   • Helyiségtípus mezőt a Sor mezők (Row fields) helyére,
   • Burkolat típusa mezőt az Oszlop mezők (Column fields) helyére,
   • Terület mezőt az Adat mezők (Data Items) helyére.
3. Ha szintenként összegek is érdekesek, akkor húzza a Szint mezőt
   • az Oldal mezők területére, és így lapozni lehet a szintek között, vagy
   • az Oszlop mezők területére, a Helyiségtípus mező elé, így szintenkénti részösszegeket is kapunk.

Az adatterületre az ID mezőt húzza, majd itt a jobb gombbal kattintva válassza a Mezőbeállítások (Field Settings) parancsot. Itt módosítható az aggregátorfüggvény Darabra (Count).

Az adatterületen a jobb gombbal kattintva válassza a Mezőbeállítások (Field Settings) parancsot, és kattinston az Egyebek (Options) gombra. Az adatok megjelenítése (Show data as) legördülőben a Normál helyett válassza a Sor százalékát (% of row).